Effiziente Kommunikation ist im beruflichen Alltag genauso zu finden wie im privaten Umfeld, allerdings gelten hier nicht alle Regeln. Beruflicher Erfolg, die bessere Bezahlung und eine mögliche Beförderung hängen hier von effizienter Kommunikation und den Fähigkeiten der Mitarbeiter für gute Interaktion ab. Es geht also um viel mehr, als es häufig im Privatleben der Fall ist, wenn man sich effizient unterhalten soll. Projekt-Updates und der Austausch mit Vorgesetzten können bei falscher und ineffizienter Kommunikation vollkommen neue Wendungen nehmen.
Vom direkten Gespräch zu virtuellen Meetings
Seit der Coronakrise lässt sich vieles im Beruf ganz einfach und genauso effektiv im Homeoffice und mit virtuellen Meetings erledigen. Die Zeit danach hat aber auch gezeigt, dass sich manche Dinge am besten persönlich klären lassen. Daher lassen virtuelle Meetings in vielen Betrieben gerade nach und die Belegschaften wurden aufgefordert, ins Büro zurückzukehren. Der Übertragungsweg spielt bei der Qualität der Kommunikation aber nur eine von vielen Rollen. Auch der so oft geforderte gute Ton hat zwar Einfluss, ist aber nicht ausschlaggebend für die Effizienz.
Stattdessen ist es eine Vielzahl von Faktoren, die auch durch mögliche Fehlerquellen beeinflusst werden, die für Effizienz in Unterhaltungen aller Formen sorgt. Virtuelle Meetings bergen vor allem das Risiko der Fehlinterpretation von Reaktionen auf das Gesagte beim Gesprächspartner. Die Gesichtszüge des Gesprächspartners sind auf dem Videobildschirm verfremdet und verzögert, es kommt häufig zu falschen Interpretationen und dadurch zu Missverständnissen.
Die persönliche Gesprächsführung hat sich gerade bei der betrieblichen Kommunikation als notwendig erwiesen. Gerade in Situationen, in denen Zeit gleichbedeutend mit Geld ist, müssen Beschäftigte auf Effizienz achten. Die Methoden sind erlernbar. So kann unter anderem künstliche Intelligenz persönliche und soziale Kompetenzen stärken.
Am Arbeitsplatz effizient kommunizieren
Ein freundliches Hallo leitet in vielen Büros und Arbeitsstätten den Tag ein und kann schon in der ersten Sekunde entscheiden, ob der Arbeitstag positiv oder negativ gestimmt beginnt. Natürlich hilft ein morgendliches Dauergrinsen nicht bei Problemen im Job oder dem Beseitigen von Beschwerden. Es gibt aber feine Unterschiede zwischen einem ehrlich gemeinten Guten Morgen und einem schlecht gelaunten Blick beim Betreten des Ortes, wo man die nächsten Stunden verbringt.
So kann jeder Beschäftigte seine Kommunikationsfähigkeiten verbessern:
- Es gibt verschiedene Ebenen von Kommunikation, und zwar in guten wie in schlechten Situationen. Machen Sie sich bewusst, dass eine Unterhaltung über E-Mail meist ganz anders abläuft, als ein Gespräch mit Kollegen, ein Anruf bei einem befreundeten Kunden oder eine Teambenachrichtigung in Slack. Der Übertragungsweg hat enorme Einflüsse auf die Art und Weise, wie wir kommunizieren.
- Work-Management-Plattformen sind genau dafür da, Aufgaben für ein Team über eine zentrale Plattform zu steuern. Sie sollten nicht erwarten, dass es bei diesen Kommunikationen vorrangig um eine höfliche Anrede, eine persönliche Nachfrage nach dem eigenen Wohlbefinden oder alltägliche Inhalte geht. Diese Plattformen steuern möglichst effektive Kommunikationen auf beruflicher Ebene.
- Videokonferenzen können Kommunikation ergänzen und persönliche Gespräche teilweise auch ersetzen. Allerdings ist es an anderer Stelle sinnvoll, ein Vieraugengespräch zu führen. Die richtige Wahl der Kommunikationswege und der Rahmenbedingungen legt die Grundlage für die Effizienz des stattfindenden Gesprächs, auch wenn dieser Aspekt nicht alleine stehen kann.
- Effiziente Gespräche müssen von allen Teilnehmern bestmöglich vorbereitet werden, denn das spart Ressourcen und auch Nerven, falls die Kommunikation nicht den gewünschten Erfolg bringt. Als Gesprächsführer, sofern dieser im Vorfeld bekannt ist, obliegt dieser Person eine gewisse Führung, die die Vorbereitung noch wichtiger macht. Die eigene Vorbereitung sorgt aber bei allen Beteiligten für einen klaren Fokus auf den geplanten Inhalt. Wer gänzlich unvorbereitet in ein Gespräch geht, läuft Gefahr, Ansehen zu verlieren, und kann sich sogar vor den Kollegen oder dem Management nachhaltig blamieren.
- Die Art und Weise, wie man etwas sagt, umfasst die Körpersprache, den Gesichtsausdruck und unter anderem den Tonfall. Häufig reagieren wir aber ganz anders, als wir es geplant hatten. Und zwar so, dass unser Befinden häufig nichts mit dem eigentlichen Inhalt des Gesprächs zu tun hat. Das liegt daran, dass in einem Arbeitsgespräch oftmals persönliche Belange oder Gefühle zum Vorschein kommen. Doch bei der Arbeit sollten sie weitestgehend hinter den beruflichen Themen zurückbleiben. Wer seine eigentlichen Gedanken unter Verschluss halten kann, konzentriert sich auf die relevanten Themen und reagiert adäquat. Verschränkte Arme und gestresstes Beinwippen können genauso wie ein Schliessen der Augen oder das tiefe Luftholen ungewollte und meist negative Signale senden.
- Mindestens die Hälfte der Zeit in einem Gespräch sollte aus aufmerksamen Zuhören bestehen. Eine wechselseitige Kommunikation bietet die Chance, mehr über die persönliche Situation des Anderen zu erfahren. Wer nicht nur gut reden, sondern auch gut zuhören kann, erhält die Möglichkeit, entsprechend auf den Gesprächspartner zu reagieren und seine eigene Kommunikation dementsprechend anzupassen.
So können Chefs effiziente Kommunikation am Arbeitsplatz fördern
Kommt die verantwortliche Führungskraft gleich morgens um 7 Uhr mit einer langen Liste an zusätzlichen Tätigkeiten in ein Meeting, dann ist mehrheitlich eine negative Stimmung im Team vorprogrammiert. Bemühungen um eine effiziente Kommunikation beinhalten auch entsprechende Qualifikationen der Teilnehmer und spezielle Fähigkeiten für die Führungskräfte. Das Management kann viel dafür tun, dass Beschäftigte effizienter kommunizieren und damit die Motivation im Team steigern.
Führungskräfte sollten wissen, wie man Zahlen, Daten und Fakten vorbereitet und die Ergebnisse der Situation angepasst präsentiert. Empathie nimmt bei negativen Themen häufig den unangenehmen Charakter des Gesprächs, ohne die echten Inhalte zu vernachlässigen. Wer statt der Ich-Perspektive auf das WIR-Gefühl setzt, erreicht meist leichter und schneller, also effizienter, eine für alle Beteiligten zufriedenstellende Lösung. Mit regelmässigen Feedbackrunden vor dem Faktencheck und Blickkontakt während des Gesprächs schaffen sie häufig eine offene Atmosphäre, die auch dazu dienen kann, zusätzliche Arbeiten im Team zu verteilen.
Durch das Management von Unternehmen können wichtige Impulse gesendet werden, wenn die Chefs selbst effizient kommunizieren. Einen Vorgesetzten, der im Büro-Chaos kaum die Notiz von vor 1 Stunde findet, nimmt man seine Mahnungen für mehr Effizienz wahrscheinlich nicht so leicht ab. Die Vorbildfunktion darf nicht vernachlässigt werden. Gleichzeitig brauchen Organisationen aber Pläne zur Qualifizierung für effiziente Kommunikation.
Dies ist kein Hexenwerk, sondern erlernbar und als Prozess zu betrachten. Niemand wird von heute auf morgen einfach seine alten Gewohnheiten ablegen. Aber mit der Integration verschiedenster Massnahmen und der entsprechenden Unterstützung kann Kommunikation im Beruf deutlich effizienter werden.
