So machen Sie Personalabteilungen profitabel

Wenn Unternehmensführung und Personalabteilung wirtschaftlich enger zusammenarbeiten würden, könnte es für viele Betreiber weitaus leichter sein, die Weichen auf nachhaltiges Wachstum zu stellen. Die meisten Unternehmen haben jedoch noch gar nicht erkannt, dass die Personalabteilung nicht nur Erfüllungsgehilfe, Abwickler oder Beherrscher von Routineprozessen ist. Allzu oft fehlt es an der direkten Anbindung an die Geschäftsleitung, doch genau diese könnte dazu führen, dass die Verantwortlichen erkennen könnten, welche Ressourcen darin verborgen liegen.

Wie andere Supportbereiche auch, kann ebenfalls die Personalabteilung zum profitablen Wachstum beitragen. Wachstum bedeutet Veränderung, unabhängig davon, ob die operativen Bereiche eines Unternehmens schon länger bestehen oder neu eingerichtet werden.

Fehler bei der Wachstumsplanung vermeiden

Ein typischer Fehler, der hinter vielen Wachstumsinitiativen steckt, ist der, dass das Management zu oft ihre Aufmerksamkeit ausschließlich auf die finanzorientierten Bereiche legt. Außerdem sind zu viele Personalabteilungen rein auf die Administration ausgelegt, die vorwiegend von Standardprozessen und gelegentlichen arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen geprägt ist.

Dabei gäbe es so viel Wichtigeres zu tun, wie Karriereplanung, gezielter Nachfolgeaufbau, Personalentwicklung, wachstumsorientierte Personalplanung und noch viele weitere Aspekte. In der Regel bieten Personalabteilungen multiple Möglichkeiten zur Leistungsverbesserung. Eine Möglichkeit, diese unentdeckten Potenziale aufzudecken, sind Profi-Center.

Bei diesen Konzepten setzen sich die Beteiligten intensiv mit den Wertschöpfungsbeiträgen im HR auseinander. Eine wachstumsfördernde Personalabteilung erörtert im fachlichen und disziplinarischen Diskurs mit allen Verantwortlichen, wo die Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter liegen und welche Positionen in absehbarer Zeit neu besetzt werden müssen. Aber neben diesen klassischen modernen Prozessen und Abläufen, die meist mit digitalen Technologien leicht integrierbar sind, geht es um den Profit.

HR als Stabsstelle muss zukünftig Profit erwirtschaften

Auch in Personalabteilungen lässt sich Profit erwirtschaften. Vor allem, wenn intern auf einen wachstumsorientierten Dialog gesetzt wird. Den Mitarbeitern aller Fachabteilungen muss es ein Anliegen sein, dass ihre Leistungen nicht outgesourct werden. Viele Jahre und Jahrzehnte haben sich die Stabsstellen im Unternehmen damit entschuldigen können, dass sich ihre Existenz einzig über ihre Aufgabenfülle rechtfertigen ließe.

Doch dies ist nicht im Sinne des Unternehmens, schon gar nicht, wenn es um das Forcieren von Wachstum geht. Wenn sich Unternehmer nicht plötzlich in unüberschaubarem organisatorischem Geflecht aus Prozessen, Vorschriften, Administration und überforderten Mitarbeitern wiederfinden wollen, muss dieses Dickicht durch klare Ziele und Messgrößen begrenzen.

Die konkreten Messgrößen lassen erkennen, ob die Personalabteilung auf dem richtigen Weg ist. Ein Teil der richtigen Strategie ist dabei die Festlegung einer abteilungsinternen Strategie, die die große Strategie auf Unternehmens- und Managementebene ergänzt und unterstützt. Effiziente Personalabteilungen können nur dann zielgerichtet eingesetzt werden, wenn sie sich an der übergeordneten Strategie orientieren.

Die Bedeutung von verlorenen Mitarbeitern

Die Lage am Arbeitsmarkt hat sich zugunsten der Arbeitnehmer gewandelt. Viele von ihnen befinden sich in einer mehr als guten Ausgangsposition, denn Unternehmen aus vielen Branchen suchen händeringend nach Fachkräften und sind bereit, dafür überdurchschnittlich zu bezahlen. Führungsverantwortliche müssen sich teilweise komplett umstellen, denn es reicht nicht mehr aus, sich duzen zu lassen.

Es geht um ein Change-Management in Richtung Arbeitswelt 4.0 und der Ausrichtung auf eine gewinnorientierte Arbeitsweise im HR. Neue Mitarbeiter kosten Geld. Onboarding kostet Geld. Mitarbeiterentwicklung kostet Geld. Es sollte also im ureigenen Interesse der Personalabteilung sein, so effektiv und effizient wie möglich zu arbeiten und bei allen Ressourcen wirtschaftlich zu denken.

Moderne Arbeitsstrukturen sind längst überfällig. Es ist also an der Zeit, die Stabsstellen zu Profit-Centern zu machen und neue Technologien einzuführen. Zusammen mit Aspekten wie einer sichtbaren Unternehmenskultur, der Abkehr von Kontrolle und Aufgabenverteilung von oben sowie der richtigen Nutzung der Digitalisierung, um nicht nur leichter und schneller neue Mitarbeiter zu finden, sondern auch die bestehenden zu halten.

Was sind die Ziele moderner HR-Abteilungen?

Zunächst ist da die grundlegende Aufgabe, die häufig durch zu viel Administration in Vergessenheit gerät, und zwar die Sicherung der benötigten Fach- und Führungskräfte. Die HR-Abteilung bildet das Herz- und Nervenzentrum und koordiniert die Auswahl, Qualifizierung und Entwicklung der Mitarbeiter. Mit geeigneten Recruiting-Maßnahmen und attraktiven Karrieremöglichkeiten soll das Ziel der dauerhaften Sicherstellung von ausreichend Personal gewährleistet werden.

Die Personalentwicklung ist ein weiteres Ziel, bei dem Nachwuchskräfte gefördert werden und die Suche nach zukünftigen Kräften durch verschiedene Maßnahmen gesichert wird. Dabei kommt es auch auf mehr Unabhängigkeit von externen Arbeitsmärkten und vom Wettbewerb an, denn das führt zu weniger Fluktuation und dem frühzeitigen Erkennen von Fehlbesetzungen und Problemen.

Weniger Fluktuation bedeutet weniger Kosten, ein zentraler Ansatz für Profit-Center. Aber auch von anderer Seite aus, also aus Sicht der Mitarbeiter, gibt es Wünsche und Ziele, die für mehr Profitabilität sorgen können.

Diese Kennzahlen sind im HR Profit Center wichtig

Um potenzielle Mitarbeiter nicht an die Konkurrenz zu verlieren, ist die Geschwindigkeit im Recruiting-Prozess entscheidend. Doch neben der Geschwindigkeit, die wichtig ist, geht es auch um die Kosten, die ein langer Einstellungsprozess verursachen würde. Die Gewinnung von neuen Kräften durch interessante Jobangebote ist die Königsdisziplin, dennoch darf dieser Prozess nicht außerhalb von Profitabilität betrachtet werden.

Geschieht dies dennoch, besteht die Gefahr, dass innerbetriebliche Abläufe ein Vielfaches von dem kosten würden, was ein externer Dienstleister berechnet und das wäre die Vorstufe zum Outsourcing. Vakante Positionen, die nicht zügig nachbesetzt werden, sind ebenfalls ein Kostentreiber, den Verantwortliche im HR im Auge behalten müssen, wenn sie ihre Abteilung profitabel machen möchten.

Am Ende wird es ein Recruiting mit Kennzahlen, die jedem Prozessschritt spezifische Messgrößen zuordnet und eine fortlaufende Prozessoptimierung sowie kontinuierliche Erfolgskontrolle ermöglicht. Mit einer konsequenten kennzahlenbasierten Steuerung des Personalbeschaffungsprozesses lassen sich Kennziffern und Vergleichswerte zuordnen. Dafür ist jedoch eine Struktur der Recruiting-Kennzahlen notwendig, die in verschiedene Kategorien geclustert werden.

Beispiele für Recruiting-Kennzahlen

• Nichtbesetzungsquote

• Bewerbung pro Recruiting-Kanal

• Candidate Source

• Bewerberqualität

• Zeit bis zur Einstellung

• Passgenauigkeit

• Dauer des Onboarding-Prozesses

Fazit: Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Profit-Center liegt in der effizienten Verwaltung und Steuerung von allen notwendigen Prozesse und Abläufen in der Personalabteilung. Aber das geht nur, wenn die Mitarbeiter davon überzeugt sind, dass dieses Change Management für die Aufrechterhaltung der eigenen Notwendigkeit unabdingbar ist. Es ist nicht einfach, mit Veränderungen umzugehen, aber mit einem emphatischen Führungsstil und dem Bereitstellen von ausreichend Ressourcen gelingt diese schwierige Herausforderung.

Wer seine Personalabteilung als Profit-Center betrachtet und entsprechend den notwendigen Kennzahlen ausrichtet, wird als Unternehmen plötzlich bemerken, dass sich auch die Motivation der Fach- und Führungskräfte im HR verändert. Jetzt sind sie nicht mehr nur Kostenverursacher oder versteckte Ressourcen hinter administrativen Aufgaben, sondern wichtiger Bestandteil einer effizienten Wertschöpfungskette, die am Ende nicht nur die eigenen Arbeitsplätze sichert, sondern das weitere Wachstum des Unternehmens in einem schwierigen Marktumfeld gewährleistet.