Organisationen müssen frühzeitig auf individuelle Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter reagieren. Das dient einerseits der Sicherstellung der Zufriedenheit der Beschäftigten und andererseits der Sicherstellung des zukünftigen Geschäftserfolgs.
Personalabteilungen haben die Aufgabe, das vorhandene Personal zu steuern sowie Abläufe und Prozesse bereitzustellen, um strategische Entscheidungen treffen zu können, mit denen die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesichert wird.
Die strategische Personalsteuerung basiert im Wesentlichen auf der Steuerung von drei Aspekten:
- Der Mitarbeiteranzahl
- Der Kompetenzen
- Der Personalkosten
Personalsteuerung neu denken
Bei der Personalbeschaffung geht es um die zukünftigen Mitarbeiter und Neueinstellungen. Die strategische Personalsteuerung schafft ideale Arbeitsbedingungen für die bestehenden Beschäftigten. Das schliesst entsprechende Entwicklungsmöglichkeiten, neue Führungsrollen und die Analyse von Kennzahlen ein. Das geht nicht reibungslos, denn in vielen Unternehmen gibt es starre Hierarchien und konservative Strukturen, die ein Umdenken zwar dringend notwendig machen, Veränderungen aber schwierig und langwierig gestalten können.
Mit einer zielgerichteten und wirkungsvollen Personalsteuerung bleiben Unternehmen wettbewerbsfähig. Unter der Berücksichtigung der relevanten Aspekte mit datenbasierten Analysen und optimalen Prozessen lassen sich Ressourcen, Strukturen, Kosten und die Mitarbeiterzufriedenheit ermitteln und optimieren. Die Ressource Mensch ist wertvoller geworden und der Umgang mit Beschäftigten steht unter ständiger Beobachtung von aussen. Denn verliert ein Arbeitgeber seine Attraktivität, findet er noch seltener geeignete Kandidaten für die Bewerbungsprozesse. In der Folge verschärft sich der Fachkräftemangel zusätzlich.
Die Anforderungen an die Ressource Mitarbeiter ändert sich stark durch die Trends der Digitalisierung und den Fachkräftemangel. Oberstes Ziel ist jedoch immer die Erreichung der Unternehmensziele. Mit einer zukunftsfähigen Personalsteuerung erreicht man die notwendige Dynamik, um mit den erforderlichen Innovationen diesen Trends zu begegnen.
Die Leitziele strategischer Personalsteuerung
Während sich Organisationen um knappe Ressourcen bemühen, kümmert sich die strategische Personalsteuerung um die mittel- und langfristige betriebliche Planung. Die Einflussgrössen für diese Planung waren vor der Digitalisierung häufig auf lange Frist absehbar und die Massnahmen daraus abzuleiten. Inzwischen sind die Einflussgrössen häufig sogar bis zur letzten Minute unbekannt.
Um dem Wandel zu begegnen, sollten Personalabteilungen Leitziele definieren und anschliessend umsetzen. Dazu können gehören:
Die langfristige Bindung von Mitarbeitern: Mit der Partizipation verfügt die funktionierende Organisation über flache Hierarchien und agile Prozesse. Die Informations- und Kommunikationswege sind effektiv und dynamisch. Führungskräfte sorgen für den maximalen Kundennutzen und ausreichend Ressourcen. Eine Unternehmenskultur, die zu einem grossen Teil durch die Zufriedenheit der Mitarbeiter geprägt ist, leistet einen wichtigen Beitrag zum Unternehmensimage und damit der Arbeitgeberattraktivität. Mit dem Retention Management definiert sich das Gefühl der Identifikation, der Zugehörigkeit und der Verbundenheit von Beschäftigten mit ihrem Arbeitgeber. Vielversprechende Mitarbeiter und High-Potentials erlauben es dem Unternehmen, mit ihren Potenzialen und Fachwissen sich langfristige Kompetenzvorsprünge gegenüber den Wettbewerbern zu sichern.
Überarbeitung der Personalstruktur: Die Überarbeitung umfasst die effektive Gestaltung und Analyse von Personalstrukturen innerhalb von Organisationen. Die Zusammensetzung der Belegschaft umfasst diverse Merkmale wie Alter, Geschlecht, Qualifikation, Betriebszugehörigkeit, Bildungsniveau, aber auch das Verhältnis von Vollzeit- zu Teilzeitkräften. Zudem müssen die Anzahl der Beschäftigten in befristeten und unbefristeten Arbeitsverhältnissen sowie die Verteilung der Qualifikationsstruktur und des Einkommensniveaus darin aufgegriffen werden. Diese Strukturdaten dienen dann als Grundlage für die Entscheidungen im Rahmen der strategischen Personalsteuerung.
Verringerung der Personalkosten: Die direkten und indirekten Personalkosten müssen im Rahmen der strategischen Personalsteuerung erfasst, ausgewertet und optimiert werden. Liegt im Unternehmen bisher kein aussagefähiges Konzept oder Verfahren vor, um die tatsächlichen Kosten für Mitarbeiter zu berechnen, dann müssen die gesamten direkten und indirekten Kosten erfasst werden, die die Belegschaft verursachen. Diese werden anschliessend auf die tatsächliche Arbeitszeit, also ohne Urlaubs- oder Feiertage, verteilt. Am Ende muss das Ergebnis infrage gestellt werden, und zwar so, ob der ermittelte „Preis“ für eine Person auch ihrem Nutzen im Unternehmen entspricht.
Eine Person sollte im Schnitt etwa das zweifache von dem, was sie an Kosten verursacht, erwirtschaften. Wenn variable Kosten pro Person anfallen, z. B. Materialkosten im Handwerk, dann muss man diese ebenfalls berücksichtigen. Quelle: https://onlyfy.com/de/glossar/personalkosten-senken/
Führung braucht klaren Fokus
Früher war die Unternehmensführung mit Privilegien und Status verknüpft, doch heute muss sich die personelle Führung in ihren Kernfunktionen neu ausrichten. Es gibt mehrere Führungsrollen und Aufgaben, die für das strategische Personalmanagement notwendig sind:
- Ziele und Aufgaben werden gemeinsam definiert.
- Verantwortlichkeiten von Teams nehmen zu.
- Das baut eigene Kooperationsfähigkeiten auf.
- Neue Haltung durch selbstorganisierte Führung.
- Hinterfragung der Sinnhaftigkeit von Aufgaben.
- Das führt zu innovativen Organisationsmodellen.
- Umgang mit räumlicher Distanz.
- Verständnis für unterschiedliche Wertvorstellungen.
Schwerpunkte strategischer Personalsteuerung
Der War of Talents wird in Zukunft noch härter sein. Unternehmen müssen sich um eine hohe Arbeitgeberattraktivität bemühen. Doch dies ist nur einer der Schwerpunkte, um die sich die strategische Personalsteuerung kümmern muss. Daneben gibt es noch diese Aufgaben und Herausforderungen für die Personalverantwortlichen.
- Arbeitgeberattraktivität: Glaubwürdigkeit sichert Wachstumschancen. Mit einer positiven Kommunikation der Unternehmenswerte lässt sich die Attraktivität für die Bewerberzielgruppe steigern. Dafür müssen Eigen- und Fremdwahrnehmung regelmässig verglichen und aus den Ergebnissen Massnahmen abgeleitet werden.
- Mitbestimmung: Ein sensibles, aber bedeutungsvolles Thema ist die Mitbestimmung der Beschäftigten. Alle Kommunikationsprozesse müssen einerseits datenschutzkonform abgewickelt werden und andererseits transparent genug sein.
- Digitale Personalsysteme: Moderne Systeme unterstützen HR-Verantwortliche bei der täglichen Personalarbeit. Die digitalen Lösungen sorgen für das Aufweichen historisch gewachsener Prozesse. Mit den datenbasierten Entscheidungen lassen sich strategische Kernkompetenzen ausbilden und fördern.
- Kompetenzlücken: Personalsteuerung bedeutet, kurzfristige und langfristige Kompetenzlücken zu identifizieren. Mit der Festlegung von Soll-Kompetenzen müssen die notwendigen Weiterbildungsmassnahmen definiert und realisiert werden.
Fazit zur strategischen Personalsteuerung
Kontrolle und Erhaltung des aktuellen Personalstands, interne Kompetenzen und Optimierung von Personalkosten sind die Kernkompetenzen von Verantwortlichen in Personalabteilungen. Wenn Unternehmen die strategische Personalsteuerung organisatorisch fest verankern, lässt sich eine zukunftsweisende Unternehmensverwaltung bilden. Damit werden die Fachbereiche und die Geschäftsführung durch eine strategische Schnittstelle ergänzt.
Die strategische Personalsteuerung unterliegt in den meisten Unternehmen noch keiner eindeutigen organisatorischen Zuordnung. Es ist jedoch sinnvoll, eine eigene Organisationseinheit aufzustellen. Von dort werden dann die notwendigen Prozesse unternehmensweit gesteuert und alle Aktivitäten gebündelt, um sich zum zentralen Kompetenzzentrum und wichtigen Schnittstelle für alle Unternehmensebenen zu entwickeln.
