Digitale Transformation und Change Management in Zeiten der Pandemie

Digitale Transformation und Change Management in Zeiten der Pandemie

    Digitale Transformation ist ein Prozess, dem sich kein Unternehmen entziehen kann – weder der große Weltkonzern noch das Kleinunternehmen.

    Viele Unternehmen haben es jedoch bisher vermieden, sich aktiv am Prozess der Digitalisierung zu beteiligen. Die Führungsebene handelt nicht selbst, sondern reagiert lediglich gezwungenermaßen auf Veränderungen in Umwelt des Unternehmens. Dadurch gehen sowohl wertvolle Möglichkeiten als auch Zeit verloren. Dieses Jahr hat sich bedingt durch Corona gezeigt, dass Zeit im Prozess der digitalen Transformation ein knappes Gut ist: Virtuelle Zusammenarbeit und digitale Arbeitsprozesse haben 2020 massiv an Bedeutung gewonnen.

    Der digitale Umbruch hat dieses Jahr eine große Beschleunigung erfahren. Im Vordergrund steht nun immer mehr der Ausbau digitaler Möglichkeiten für Unternehmen. Dabei ist Change Management ein entscheidendes Instrument, um diesen Prozess fest in Betrieben zu verankern.

    Change Management heute

    68% der Topmanager aus Unternehmen gaben laut einer Studie von Horváth & Partners (2020) an, ein Change Management-Team in ihrer Firma etabliert zu haben.

    Der praktische Nutzen von Change Management wird von Unternehmen demnach durchaus erkannt.

    Jedoch brachte die Studie zutage, dass die Aktivitäten des gezielten Change Managements von einer Mehrheit der Befragten nicht wahrgenommen werden. Es fehlt besonders an Unterstützung für die Mitarbeiter bei konkreten Veränderungen im Prozess der Digitalisierun: 54 % der Befragten sagten aus, dass sie geringe oder auch keine Unterstützung wahrgenommen haben.

    Das hängt damit zusammen, dass Maßnahmen aus dem Bereich Change Management die Ebene der Planung häufig nicht verlassen. Die regelmäßige und konkrete Anwendung wird vernachlässigt, wodurch die Maßnahmen nicht in die Abläufe der Unternehmen aufgenommen werden können.

    Teil der Führungsaufgaben im Change Prozess ist die Einbeziehung der Mitarbeiter. Das muss weiter ausgebaut werden.

    Wie die Studie zeigt, sind sich die meisten Führungskräfte jedoch unsicher, inwieweit und durch welche Mittel sie ihre Mitarbeiter in den digitalen Transformationsprozess einbinden können.

    Corona – Beschleunigung für die digitale Transformation?

    Knapp die Hälfte der befragten Teilnehmer sind laut einer Studie des Fraunhofer Instituts nicht zufrieden mit dem Fortgang der Digitalisierung in ihren Unternehmen („Erfolgskriterien betrieblicher Digitalisierung“, 2020).

    Digitale Transformation ist ein Prozess, der nicht von heute auf morgen vonstatten geht, sondern langsam und gründlich vorbereitet werden muss. Oder?

    Digitalisierung geht auch schneller, wie sich 2020 gezeigt hat. Besonders für das Arbeiten auf Distanz wurde vonseiten der Unternehmen viel in technisches Equipment investiert, um die Grundvoraussetzungen für mobiles Arbeiten zu schaffen. Auch in der Umstellung von analogen Arbeitsprozessen hin zu digitalen wurde viel erreicht.

    Durch Corona hat sich im Bereich Digitalisierung Einiges getan. Die Voraussetzungen für digitale Transformation (technische Ausrüstung, mehr digitale Arbeitsprozesse) sind weiter ausgebaut worden. Nun steht eine Umstellung der gesamten Unternehmenskultur an. Ein Prozess, der tiefgreifende Veränderungen nach sich ziehen wird.

    Change Management in der Praxis

    An dieser Stelle ist eine Form des Change Managements gefragt, die tief in die kleinteiligen Arbeitsprozesse der Unternehmen eindringt und alle Mitarbeiter mit einbezieht.

    Die Führungsaufgaben

    Eine wichtige Rolle innerhalb des Change Prozesses nimmt der Unternehmenschef ein. Dabei gilt es, zwei verschiedene Aufgaben auszuführen.

    Die Geschäftsführung ist zum einen dafür zuständig, die Vision des Unternehmens an sein Team zu vermitteln – was ist das Ziel der digitalen Transformation? W wollen wir in einem, fünf, zehn Jahren stehen? Was brauchen wir, um unser Ziel zu erreichen?

    Der Fokus guter Führung im Change Prozess ist die Aktivierung der Angestellten: Sie sollen nicht verwaltet werden, sondern selbst handeln und den Prozess mitgestalten.

    Damit dies gelingt, muss die Geschäftsführung in der Lage sein, Verantwortung abzugeben und Vertrauen zu den eigenen Mitarbeitern zu haben. Nur so können Geschäftsführung und Mitarbeiter gemeinsam am Wandel arbeiten.

    Aufgabe der Geschäftsleitung ist es zum anderen, mit gutem Beispiel voranzugehen: Neue Kommunikationsplattformen nicht nur der Belegschaft vorzustellen, sondern selbst damit zu kommunizieren. Neue digitale Arbeitsprozesse nicht nur den Mitarbeitern überlassen, sondern in den eigenen Alltag zu übernehmen. Für die Etablierung einer neuen Arbeitskultur ist die konkrete Beteiligung des CEO vonnöten.

    Digitale Transformation im Inneren

    Digitale Neuerungen werden üblicherweise zuerst in der Kommunikation und der Abwicklung nach außen etabliert, wie zum beispielsweise ein Onlineshop oder digitale Kommunikation mit Kunden und Zielgruppen.

    Die zweite Phase der Digitalisierung muss jedoch im Inneren der Unternehmen eingeführt werden.

    Digitale Transformation muss in den Arbeitsprozessen des Unternehmensalltags ankommen. Hier muss Change Management ansetzen, um digitale Neuerungen erfolgreich zu verankern.

    Digitale Experimente

    Besonders durch die 2020 stattgefundene Beschleunigung des Digitalisierungsprozesses können neue Entschlüsse nicht immer bis ins Kleinste durchdacht werden – und das hat Vorteile. Wer Arbeitsprozesse verändern will, muss sich auch auf Experimente einlassen. Es kann dabei durchaus passieren, dass Führung und Mitarbeiter nach einer Weile feststellen, dass ein Experiment gescheitert ist. Darauf kann aufgebaut werden, damit das nächste Vorhaben besser gelingt. So kann eine Form der Digitalisierung gefunden werden, die zum eigenen Unternehmen und seinen Abläufen passt.

    Change Management, das die Meinung der Mitarbeiter immer wieder aufs Neue einholt und bei Entscheidungen berücksichtigt, ist hier besonders gefragt. Oft wissen Teammitglieder besser, welche Auswirkungen neue Entschlüsse auf die konkreten Arbeitsprozesse haben als der Vorstand selbst.

    Wissen fördern, Kreativität unterstützen

    Fortschritt macht vielen Mitarbeitern zunächst Angst. Eine wichtige Aufgabe des Change Managements ist es, diese Ängste abzuschwächen. Wissensförderung durch die Unterstützung von Weiterbildungsmaßnahmen ist dabei wichtiges Hilfsmittel, um Mitarbeiter auf digitale Technologien und Arbeitsprozesse einzustellen.

    Gezielte Weiterbildung hat außerdem den Vorteil, dass die Mitarbeiter ihre Kreativität ausbauen und so Ideen für die Förderung der Digitalisierung in ihren Unternehmen entwickeln können.

    Change Management in der Zukunft

    Change Management muss die Planungsebene verlassen, um erfolgreich zu sein. Es muss an konkreten Arbeitsprozessen ansetzen. Denn besonders dort soll die Digitalisierung ankommen, um Unternehmen für das digitale Zeitalter solide aufzustellen.

    Es ist dabei die Aufgabe der Führungskraft, alle Angestelltn in den Prozess zu integrieren. Voraussetzungen dafür sind Vertrauen und Förderung. Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter und gezielte Förderung ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse.