Auch in der Schweiz zeigt sich ein leicht rückläufiger Trend nach flexiblen Arbeitsplätzen mit Homeoffice. Zwar war nach der Corona-Pandemie eine Verfünffachung der Zahlen festzustellen, doch seit ein paar Monaten drängen Arbeitgeber wieder auf Präsenzpflicht ihrer Beschäftigten. Grosse Player rufen schon länger ihre Belegschaft ins Büro zurück. Im Herbst vergangenen Jahres arbeiteten rund ¼ der Beschäftigten in der Schweiz zumindest teilweise im Homeoffice.
Jetzt gibt es einen neuen Trend in diesem Zusammenhang, der auch Sorgen macht. Sogenannte Monitoring-Tools sollen die Effizienz von Beschäftigten messen, allerdings gilt das nicht nur für die Mitarbeiter im Homeoffice. Droht eine flächendeckende Überwachung von Beschäftigten?
Trend Employee Monitoring Software
Dass das Homeoffice für einige zu verlockend ist, ist nicht zu leugnen. Dennoch lassen sich nicht alle Beschäftigten in die Ecke drängen, viele arbeiten zuverlässig und effizient. Arbeitgeber haben seit Kurzem allerdings auch verschiedene Software-Tools an die Hand bekommen, mit denen sich die Effizienz von Beschäftigten ganz allgemein messen lassen soll. Das kann durchaus sinnvoll sein, muss aber genau eingegrenzt und transparent kommuniziert werden.
Intelligente Software kann erkennen, ob Mitarbeiter in einem Arbeitsprogramm eingeloggt sind. Diese Möglichkeiten gibt es schon länger. Durch KI haben sich aber jetzt neue Funktionen ergeben, die beispielsweise auch Microsoft in seinem Produkt Teams anbietet. Wo befindet sich der Mitarbeiter gerade, während er einer Videositzung beiwohnt?
Generell geht es bei Employee Monitoring Software nicht nur um die Frage, ob Mitarbeiter tatsächlich im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit arbeiten. Die neuen Tools erkennen, ob ein Mitarbeiter wirklich im Bürogebäude sitzt oder gerade auf Reisen ist und ohne Zustimmung oder Information seines Chefs von unterwegs aus digital tätig ist.
Aber mit dem Einsatz von Monitoring-Tools stehen auch Eingriffe in die Persönlichkeitsrechte und das Recht auf Mitbestimmung der Beschäftigten im Raum. Befürworter halten dagegen: Die Überwachung ist dem allgemeinen Wohl der Belegschaft dienlich. Kritiker sehen nicht nur den Datenschutz in Gefahr, sondern sprechen in diesem Zusammenhang auch häufig von einer Überwachung von Mitarbeitern, auf die diese keinerlei Einfluss haben.
Monitoring-Tools können im HR sinnvoll sein
Es gibt eine Vielzahl von sinnvollen Monitoring-Tools, mit denen ineffiziente Prozesse und Schnittstellen aufgedeckt werden können. Besonders oft lassen sich diese im gesamten Einstellungsprozess von neuen Mitarbeitern finden. Daher gibt es auch gerade im Personalmanagement eine hohe Nachfrage nach Software-Lösungen.
Quelle: https://www.welovehr.de/hr-prozesse/
Mit ihrem Einsatz wollen Unternehmen in den ressourcenintensiven Prozessen der Personalabteilungen nachhaltige Entlastung bringen und Ressourcen freimachen. Dafür greifen primär mittelständische Betriebe auf externe Personalagenturen zurück. Sie sind geschult und verfügen über entsprechende Software-Erfahrung, um an relevanten Schnittstellen die Monitoring-Tools einzusetzen.
Es geht also hierbei um weit mehr als die Unterstützung bei der Suche nach Fachkräften. Schon vorher sollen die Recruiter klären, ob die Prozesse im Hause überhaupt effizient ablaufen. Das geschieht transparent und unter Zustimmung aller Beteiligten. Niemand wird einfach unerlaubt überwacht.
Für KMUs wird es immer schwieriger, das passende Personal zu finden. Mit dem Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess, den Kosten und zu hohen Gehaltsvorstellungen sind viele Unternehmen überfordert. Angesichts der historisch tiefen Erwerbslosigkeit in der Schweiz wird die Personalbeschaffung für KMUs auch in absehbarer Zukunft eine Herausforderung bleiben.
Quelle: Michael Page Schweiz
Mit neuen Software-Tools und Anwendungen lassen sich einzelne Prozessschritte von A bis Z auflösen. Der externe Recruiter wertet anschliessend die Zahlen sachlich und neutral aus und präsentiert dem Auftraggeber stichhaltige Argumente zu möglichen Verbesserungen. Beginnt die Personalarbeit mit effizienten Prozessen, steht der schnellen Einstellung potenzieller Kandidaten nichts mehr im Wege.
Beispiele für Monitoring-Tools im Recruiting
Bisher waren Monitoring-Tools im HR vorrangig für die Gewinnung von Kennzahlen eingesetzt. Die Zeit bis zur Besetzung einer offenen Stelle war genauso wie die Frage nach den Kosten pro Einstellung ein Thema. Doch neben Microsoft und seinem Vorstoss mit den neuen Funktionen in Teams finden immer mehr andere, neuartige und intelligente Monitoring-Tools den Weg in die Personalabteilungen.
Aufgrund von fehlenden Ressourcen und Know-how kommen an dieser entscheidenden Stelle immer häufiger externe Recruiter ins Spiel. Sie überwachen mit der speziellen Software unter anderem, wie häufig Mitarbeiter eine bestimmte Bewerbung aufrufen. So lässt sich aber beispielsweise auch ermitteln, wie viel Zeit ein Mitarbeiter aus dem HR benötigt, um eingehende Bewerbungen zu sichten oder zu sortieren.
Mit den Ergebnissen gibt es einen standardisierten Einblick in die internen Prozesse und die Möglichkeiten der Optimierung. Wo könnten Low-Code oder No-Code Applikationen Prozesse automatisieren? Welche HR-Tätigkeiten sind zentral und können nicht von Software erledigt werden? Digital Recruiting ist zwar in aller Munde, doch kaum ein Unternehmen weiss wirklich, wie hoch der Grad der Digitalisierung in gewissen Bereichen und Abschnitten der Abteilungen und ihrer Prozesse ist.
Weitere Synergien ergeben sich durch ausgeweitete Analysen, mit denen unter anderem die Frage nach der Arbeitslastverteilung beantwortet werden kann. Mitarbeiter arbeiten unterschiedlich schnell, haben eigene Arbeitsabläufe und lassen sich kaum vergleichen. Die Arbeitslast ist aber ein Faktor, der schnell zur Demotivierung führen kann. Verfügt ein Betrieb auch in dieser Frage über Kennzahlen, lässt sich in Teambesprechungen für Abhilfe sorgen.
Quelle: https://www.computerweekly.com/de/definition/Insider-Bedrohung
Mehr Sicherheit und Produktivität für Beschäftigte
Bei Insider-Bedrohungen denkt kaum ein Beschäftigter an Monitoring-Tools, doch auch hier kann die Software eingesetzt werden. Mit einer kontinuierlichen Überwachung von Online-Aktivitäten lassen sich rechtzeitig Muster erkennen und potenzielle Schwachstellen aufdecken. Sicherheitsrisiken entstehen häufig aus dem Inneren einer Organisation heraus, das gilt auch für Datenschutzverstösse, die ebenfalls überwacht werden können.
Der beste Freund der Insider-Bedrohung ist die Leugnung ihrer Existenz
Sind Beschäftigte in einem sicheren Umfeld und mit effizienten Prozessen ausgestattet, steigt die Zufriedenheit, und das führt langfristig zu einem wettbewerbsfähigen Arbeitsplatz. Unternehmen sind nicht die Bösen, die ihre Mitarbeiter in jedem Schritt überwachen wollen. Es geht vielmehr um die Identifizierung von Schwachstellen und permanente Optimierungen. Allerdings müssen alle Massnahmen offen und klar kommuniziert werden.
Durch den Einsatz externer Recruiter gelingt es, das Verständnis der Massnahmen in die Belegschaft zu bringen und die Analysen auf sachlichen Fakten und Daten zu erstellen. Vorteilhaft ist die Beauftragung der Personalagentur auch unter dem Gesichtspunkt der späteren Zusammenarbeit, um neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Monitoring-Tools sind in diesem Fall der Einstieg in eine vertrauensvolle Partnerschaft, die nachhaltigen Erfolg bringen soll.
